Jaarverslag 2021

1 Inleiding
Ook dit kalenderjaar werd voor ons museum overschaduwd door beperkende coronamaatregelen. Hierdoor werd wederom een extra beroep gedaan op onze vrijwilligers. Immers: het museum moet er wel tiptop bij blijven liggen en we moeten ‘klaar zijn voor ontvangst’ zodra de maatregelen versoepeld worden. En dus gaat alle werk gewoon door: onderhoud, elke keer weer indelen roosters gidsen en gastheren en -vrouwen enz., enz. 
Door beperking van de openingstijden ontvang je minder bezoekers en kunnen hoogtijdagen als Boartersdei en Stoppeldei wederom niet doorgaan. Hierdoor zóu je minder voldoening uit je vrijwilligerswerk kunnen halen. Maar gelukkig zijn er ander factoren die het werk zinvol maken: de ontmoeting met elkaar bijvoorbeeld! Het is prachtig om te zien hoe betrokken en prettig de sfeer is als er vergaderd word bij b.v. de Sudergemaalcommissie, de onderhoudsgroep, het bestuur, de botencommsissie. Hoe de gastvrouwen en -heren trouw op hun post bleven tijdens de bijna verregende herfstvakantie, hoe regelmatig heen en weer gebeld en gemaild wordt over allerlei zaken die tussentijd oppoppen. Geen viering 60-jarig jubileum dus, niet groots uitpakken met een meerdaags evenement op ons terrein rond Meindert Talma, en zelfs (net) niet de dik verdiende afsluiter voor alle vrijwilligers: het uitje naar Frederiksoord. 
Maar we laten het hoofd niet hangen. Want hieronder kunt u zien dat er ook weer heel veel wél is gelukt! En dat er veel op stapel staat. Al die activiteiten leggen een stevig fundament voor de komende jaren. Als bestuur hopen we dat als u het leest, de kriebels voor volgend jaar al weer beginnen te komen. 
Voor dit jaar rest om heel veel dank uit te spreken. Aan álle vrijwilligers! Voor niet aflatende inzet en het delen van enthousiasme voor onze mooie zelfopgelegde opdracht: 
óns museum lévend houden!
Ubbo Elzinga (voorzitter).
 
2 Jaaroverzicht 2021
Een aantal thema’s springen eruit in 2021; zaken die in meerdere vergaderingen terugkwamen:
A. Museumregistratie.
Ons museum is een officieel erkend museum dat voldoet aan de landelijk geldende regels voor een museum. Dat is belangrijk want bij bijvoorbeeld het werven van fondsen willen grote sponsoren wel weten dat ze hun geld in een solide organisatie steken. Deze regels zijn in 2019 landelijk aangescherpt en dat betekende dat heel veel van wat ‘in de hoofden van heel veel verschillende vrijwilligers’ zat nu allemaal gevat moest worden in protocollen. Vervolgens kwam hierover een ‘audit’ waarbij iemand die protocollen beoordeelde en kwam kijken en praten. Uiteindelijk heeft dat bijna het hele jaar in beslag genomen en als alles meezit ontvangen we in december (deze maand) het verlossende bericht dat we ons weer voor vier jaar ‘geregistreerd museum’ mogen noemen. Enkele protocollen er even uitgelicht ter verduidelijking (het zijn er in totaal zestien en ze komen voor de geïnteresseerden allemaal op onze website):
 
Onder supervisie van onze secretaris Paul v.d. Molen ontwikkelden we o.a. protocollen voor: 
educatiebeleid 
Als onderdeel van een beleidsplan: voor wie is het museum (doelgroepen) en hoe ga je die bereiken (PR-beleid) en met welke toewijzingen qua menskracht, budgetten (meerjarenbegroting) en overige middelen ga je dat realiseren. 
vrijwilligersbeleid  
o.a. het opstellen van een informatieblad met wederzijdse rechten en plichten, 
gesprekken bij aanvang en beëindigen van vrijwilligerswerk, 
de ‘regels van het huis’ – open, niet discrimineren, open voor inclusief denken- iedereen welkom e.d.
Ook in dit kader is per 1 juli is een vertrouwenspersoon benoemd in de persoon van de heer Sikke Marinus. 
veiligheidsbeleid 
 t.a.v. vrijwilligers/bezoekers: bedrijfshulpverlening en ontruimingsplan. 
t.a.v. de collectie – hoe breng je de museale collectie in veiligheid bij brand, bij overstroming: risicoanalyses! Preventiemaatregelen (b.v. UV-folie ter bescherming van museale boeken en vaandels)
collectieplan 
Hoe bepaal je wat je wel/niet in de museumcollectie gaat opnemen. En wat doe je met stukken die je wilt afvoeren (moet een procedure voor beschreven zijn want: eerst aanbieden aan andere musea die er misschien blij mee zijn; je kunt het maar één keer vernietigen… 
 
We zijn en blijven een vrijwilligersmuseum. Maar daarbinnen willen we wel een zo professioneel mogelijke uitstraling. Dat uit zich al in goed onderhouden gebouwen en terreinen en informatieve rondleidingen. Daarom stellen we er als bestuur een eer in om ook bovenstaande  zaken goed voor elkaar te hebben. 
 
B. Communicatie
We willen een ‘platte organisatie’ zijn. Er is een bestuur en er zijn diverse commissies. En die houden contact met elkaar. We hebben beschreven hoe we dat goed kunnen laten verlopen en hebben dat gedeeld met de commissies. Bovendien kan iedereen weten waar hij/zij met vragen en opmerkingen naar toe kan; elk bestuurslid heeft zijn/haar naam verbonden aan één of meerdere commissies:
Commissie 
Aanspreekpunt in bestuur 
Onderhoudscommissie 
René Straatman 
Collectie en Archief commissie 
Jan Frieswijk 
Sudergemaal Beheercommissie 
Ubbo Elzinga 
Vaartochtencommissie 
Leentje van den Berg 
Balie en Gidsen 
Ittsje Wolthers 
Boartersdei commissie 
Ittsje Wolthers/Ubbo Elzinga 
Elke commissie wordt bovendien minimaal één keer per jaar uitgenodigd om (met enkele afgevaardigden) een half uurtje aan te schuiven bij een bestuursvergadering.
 
C. Energiepaviljoen
Turf is een fundamenteel en onmisbaar onderdeel van ons museum. Turf werd toegepast als energiebron. En omdat we momenteel volop in de transitie van fossiele- naar duurzame energie zitten onderzoeken we de mogelijkheid om naast het entreegebouw een energiepaviljoen te realiseren: een modern toegankelijk gebouw (uiteraard energieneutraal) dat interactief de ontwikkeling laat zien van ‘oude’ energiebronnen (turf, steenkool, olie) naar ‘nieuwe’ (wind, zon, waterstof, …)
Hierover zijn oriënterende gesprekken geweest met gemeente, architect en een collectie- inrichter. Deze gesprekken waren dermate inspirerend dat we een ‘projectplan’ hebben gemaakt waarmee we diverse fondsen en instellingen hebben aangeschreven. De eerste signalen zijn positief en in 2022 moet duidelijk worden of/in hoeverre het energiepaviljoen gerealiseerd kan worden. Als het lukt dan wordt het een geweldige inhoudelijke aanvulling voor ons museum! Bestuurslid Jan Frieswijk is hiervoor de trekker.
 
D. Bevaarbaarheid Koningsdiep
Krabbescheer in het Koningsdiep! En wel in die mate dat de schippers van de botencommissie er met de toeristen onderweg naar Piers Hiem niet meer door kunnen. Daarom werd contact opgenomen met gemeente en Wetterskip Fryslân. Eerst via telefoon en brieven en later resulteerde dit in een vaartochtje met botencommissie en ‘hoog wetterskipbezoek’ om de zaak in ogenschouw te nemen. Uiteindelijk met resultaat! Vanaf 2022 zal eens in de vier jaar een kraan de watergang opschonen en in de tussenliggende jaren komt er eenmaal per jaar een snijboot van het waterschap. Hierdoor kan ons mooie win-win-arrangement naar Piers Hiem gelukkig weer nieuw leven worden ingeblazen!
 
E. TOP
En dan was er het initiatief van de Marrekrite om in Nij Beets een Toeristisch Overstap Punt aan te leggen. Men klopte aan bij It Damshûs en wij vinden het natuurlijk prima dat toeristen hun auto bij het museum parkeren om te gaan fietsen of wandelen. Als ze vooraf of nadien ons museum dan ook maar gaan bezoeken natuurlijk. Op 29 oktober onthulde wethouder Jonkman de prachtige informatiezuil én (na fietsen/wandelen wil je ook wel even zitten) onthulden Elly Hoogeveen en Margriet Ledegang de ‘social sofa’. Niet direct museum- gerelateerd misschien, maar in de marge een prachtige aanwinst op ons terrein!
 
F. Inspectie Sudergemaal met grootschalige renovatie
Ook in het Sudergemaal gingen onderhoud, exposities en rondleidingen binnen alle beperkingen gewoon door. Pluim op de hoed van expositie- en Sudergemaalcommissie! Maar er kwamen signalen dat er ‘zand in de raderen’ van ons gemaal dreigde, reden voor een professionele externe inspectie. Deze heeft inmiddels plaatsgevonden en -eerlijk is eerlijk- het resultaat was wel even schrikken: willen we het gemaal ook ín werking’ aan bezoekers kunnen blijven tonen dan is er een grootschalige onderhoudsbeurt nodig aan het gemaal zowel boven- als onder de waterlijn. Een en ander vergt bovendien nogal wat breekwerk om overal bij te kunnen komen. Kortom: een verhaal dat in de tonnen gaat lopen. Vanuit eigen middelen gaan we dat niet ophoesten en daarom zijn we ook voor dit thema op zoek gegaan naar externe geldschieters. De aanvragen zijn inmiddels de deur uit, dus nu maar duimen…! 
 
Dit was zo maar een bloemlezing uit de bestuursnotulen van dit jaar, maar zeker niet uitputtend en volledig. Daarom stippen we tot slot nog enkele aanvullende zaken aan die in meer of mindere mate dit jaar hebben gespeeld. Wilt u daar meer over weten, schiet dan gerust een van de bestuursleden aan!
Public Relations. In dit kader denken provincie en regio mee hoe toeristen te bewegen naar onze contreien te komen. Vanuit de provincie heb je de site ‘Merk Fryslân’ (met o.a. Arcadia, de opvolger van Leeuwarden Culturele Hoofdstad 2018, die in 2022, 2025 en 2028 groots wil uitpakken op het terrein van kunst en cultuur) Daaronder hangt voor Zuidoost Friesland ‘Het andere Friesland’ (voor het promoten, verbinden en ontwikkelen van regionale initiatieven. ‘Stroomopwaarts’ is zo’n initiatief waar we ook als Damshûs vanaf 2022 meer over gaan horen. Bestuurslid Leentje v.d. Berg, belast met de PR, volgt dit voor ons allemaal op de voet.
 
De gemeente Opsterland werkt aan een nieuwe museumnota (meerjarenbeleid) en daarvoor hebben we vanuit onze kant input geleverd.
 
De commissie collectiebeheer ontving de mededeling dat het digitale registratiesysteem Adlib niet langer ondersteund wordt. We besluiten om mee te gaan met de andere musea in de provincie en over te gaan op één en hetzelfde systeem: duurder maar beter. Om goed ingevoerd te zijn gaat Jan Frieswijk hiervoor ‘op cursus’.
 
We zijn bezig, n.a.v. een vraag van een ondernemer uit het dorp, om sponsorbeleid te formuleren.
 
3 Activiteitenprogramma 2021
Vanwege de corona is het aantal activiteiten dit jaar veel beperkter geweest dan normaliter het geval is. 
8 mei 2021 
We mogen misschien open dus interne schoonmaakdag! 
28/29 mei 2021 
NL Doet. 
1 juni 2021 
Damshûs open voor publiek. 
1 juli 2021  
Sudergemaal open voor publiek. 
7 juli 2021  
Botencommissie en bestuur nemen al varend de situatie m.b.t. de bevaarbaarheid van het Alddjip in ogenschouw. 
31 juli 2021 
Opening Sudergemaalexpositie van Menno Sevenga. Door wethouder Heerenveen Siebren Siebinga. Landschapsschilderijen. 
29 oktober 2021  
Opening TOP en Sofa. 
5 oktober 2021 
Maand van de Geschiedenis 
20.00 - 20.45 Kerst Huisman en 
21.00 – 21.45 Beata Karpinska
Over armoede toen en kinderarbeid nu.
14 oktober 2021 
Lezing Dr. Willem Foorthuis
Over de noodzaak om vanuit de landbouw en veeteelt regionale coöperaties te ontwikkelen. Niet boer met boer maar boer met vrachtrijder, fabriek en lokale supermarkten. 
5 november 2021 
Baukje Fennema en Kaj van der Plas. Verhalenavond! 
16 december 2021 
Lezing Jan Pieter Visser. 
Over de overval op de Blokhuispoortgevangenis in WO II en de gevolgen daarvan. 
 
4  Paragraaf Governance Code Cultuur (GCC)
 Het bestuur van It Damshûs past onverkort de Ethische Code en de Governance Code Cultuur toe en in voorkomende gevallen ook de Fair Practice Code. Door deze Codes te onderschrijven en aantoonbaar uit te werken in beleid, is It Damshûs na een uitgebreid extern onderzoek in 2021 (wederom) door het landelijke Bureau Museumregistratie erkend als ‘geregistreerd museum’.
Daarmee willen wij laten zien dat het museum volgens de gangbare standaarden voor goed bestuur wordt bestuurd. De maatschappelijke doelstelling die wij willen realiseren en de culturele waarden die wij willen creëren zijn uitgewerkt in de missie en visie in ons Beleidsplan. Dat is ook van belang voor externe financiers, waarbij wordt aangetekend dat in alle gevallen de maatschappelijke doelstelling centraal staat. 
It Damshûs is een Stichting, waarvan de bestuursleden geregistreerd zijn bij de Kamer van Koophandel. De Statuten regelen naast de doelstelling, ook de door de Code vereiste openbaarheid van  zittingstermijnen en nevenfuncties van bestuursleden (zie verderop in dit Jaarverslag).
In het verslagjaar is op een open en integere wijze overleg gevoerd met interne en externe belanghebbenden, heeft zich geen ongewenste belangenverstrengeling voorgedaan, en zijn er evenmin tegenstrijdige belangen tussen bestuursleden geweest. Wij hebben getracht een open cultuur te scheppen in onze organisatie, bijvoorbeeld door met vaste regelmaat en krachtens een protocol met vrijwilligerscommissies te vergaderen en een afspraak te maken over aanspreekpunten in het bestuur. 
Alle bestuursleden onderschrijven de Codes, en stellen derhalve het belang van het museum boven hun eigen belang, en zijn integer in hun standpunt en handelen.
Wij streven ernaar zo transparant mogelijk te zijn in onze besluitvorming, door middel van goed gedocumenteerde bestuursvergaderingen, en leggen verantwoording af middels een openbaar Jaarverslag, daaronder begrepen de door de accountant gecontroleerde financiële jaarstukken. 
Wij willen daarmee ook tonen dat wij zorgvuldig met mensen en middelen omgaan. Wij hechten grote waarde aan onze vrijwilligers, trachten aan hun wens tot zingeving te voldoen, en hebben een Vertrouwenspersoon indien zich ongewenste zaken  voordoen. Gelukkig zijn deze tot op heden niet voorgekomen. 
Geïnspireerd door de Ethische Code en de Governance Code Cultuur, streven wij naar professionaliteit in het bestuur.  Onze maatschappelijke doelstelling en onze culturele waarden zijn vastgelegd  in onze Statuten en verder verwoord in ons Beleidsplan. Beide zijn openbaar op de ANBI pagina van onze website. 
De plaats die onze collectie daarin heeft, is uiteengezet in een Collectieplan, met aandacht voor collectievorming en -behoud (zowel museaal als niet-museaal), onderzoek, presentatie en informatiemanagement. Speciale aandacht geven wij aan de jeugd, waarvoor wij een Jeugd- en Educatieplan hebben. 
Er is een integraal Veiligheidsbeleid, zowel voor onze vrijwilligers en bezoekers, als voor de collectie, overkoepeld door een algemeen risicomanagement. Een calamiteitenplan en een ontruimingsplan zijn daarmee annex. 
Met onze vrijwilligers staat of valt het museum. Daarom hebben wij een Vrijwilligersbeleid, een plan voor Diversiteit en Inclusie en een Informatieblad waarin vrijwilligers beknopt van al het bovenstaande op de hoogte worden gehouden. Bovendien is er aandacht voor museale bekwaamheid. Voor bestuursleden is een profielschets opgemaakt, waardoor richting gegeven wordt bij de werving van een nieuw bestuurslid. 
Er werken in It Damshûs geen betaalde krachten. Iedereen is vrijwilliger. Dat betekent dat er geen beloningsparagraaf in dit Jaarverslag opgenomen is.
It Damshûs voldoet aan de Wet Beheer en Toezicht Rechtspersonen, door de in 2020 ingestelde  Continuïteitscommissie. Deze is ook statutair vastgelegd, zoal de Wet vereist.
It Damshûs voldoet ook aan de Wet tegen Witwassen en Financiering, door verplichte inschrijving in 2022 van de bestuursleden in het UBO register (Ultimate Beneficial Owner) bij de Kamer van Koophandel.
Op 25 mei 2018 is de Algemene Verordening Gegevensbescherming van kracht geworden.
It Damshûs heeft daartoe een eigen AVG-verklaring opgesteld.
 
5  Financiën en bezoekersaantallen
De uitgaven bedroegen over 2021: € 26.109,=
De inkomsten in dat jaar waren: € 20.731,=
Het nadelig saldo bedroeg daarmee: €  5.378,=.
 
Het bezoekersaantal was de afgelopen jaren als volgt: 
jaar 
bezoekersaantal 
2018  
6600 
2019 
5600 
2020 
1500 
2021 
1700
 
Vanwege de Coronapandemie waren de bezoekersaantallen in 2020 en 2021 beduidend lager dan de jaren daarvoor.
 
6 Samenstelling bestuur
Voorzitter 
Ubbo Elzinga 
Secretaris 
Paul van der Molen 
Penningmeester
Henrie Dalstra 
PR  
Leentje v.d. Berg 
Algemeen lid 
 Elly Hoogeveen 
Algemeen lid 
 Ittsje Meinsma
Algemeen lid  
René Straatman 
Algemeen lid 
Jan  Frieswijk